Privacyverklaring
Yana Studio
Laatst bijgewerkt: 5 november 2026
1. Algemeen
Yana Studio hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerkt deze in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.
In deze privacyverklaring wordt toegelicht welke persoonsgegevens Yana Studio verwerkt, voor welke doeleinden en op welke rechtsgronden deze verwerking plaatsvindt, aan welke partijen gegevens worden verstrekt, welke bewaartermijnen worden gehanteerd en welke rechten betrokkenen hebben.
Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website https://yanastudio.nl/, contact- en offerteaanvragen, bestellingen en overige communicatie met Yana Studio.
2. Identiteit en contactgegevens
De verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen bedrijfsactiviteiten is:
Yana Studio
Kleine Schelluinsekade 3
4204 TZ Gorinchem
Nederland
KvK-nummer: 42201417
Btw-identificatienummer: NL005578943B84
E-mail: yanastudio.nl@gmail.com
Telefoon: +31 6 137 67 457
Website: https://yanastudio.nl/
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via het hierboven vermelde e-mailadres.
Bij opdrachten waarbij Yana Studio uitsluitend persoonsgegevens verwerkt namens een zakelijke opdrachtgever, kan Yana Studio optreden als verwerker. Dit wordt nader toegelicht in artikel 6.
3. Categorieën persoonsgegevens
Afhankelijk van de aard van het contact, de aanvraag of de bestelling kan Yana Studio de volgende persoonsgegevens verwerken.
3.1 Identificatie- en contactgegevens
Voor- en achternaam;
Bedrijfsnaam;
Naam van de contactpersoon;
E-mailadres;
Telefoonnummer;
Factuur- en afleveradres.
3.2 Bestel- en ontwerpgegevens
Informatie over aanvragen en bestellingen;
Productsoorten, aantallen en productspecificaties;
Aangeleverde logo's en ontwerpbestanden;
Namen en teksten die op producten moeten worden aangebracht;
Ontwerpgoedkeuringen;
Correspondentie over offertes en bestellingen.
3.3 Financiële gegevens
Factuurgegevens;
Bankrekeninggegevens, voor zover noodzakelijk;
Betalingsreferenties;
Informatie over ontvangen en openstaande betalingen.
3.4 Technische gegevens
Bij het bezoeken van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het beschikbaar stellen, functioneren en beveiligen van de website.
Afhankelijk van de daadwerkelijk gebruikte systemen kunnen hieronder onder meer IP-adressen, browsergegevens, apparaatgegevens en technische gebruiksgegevens vallen.
Aanvullende verwerking via analytische of marketingtechnologieën vindt uitsluitend plaats wanneer deze daadwerkelijk zijn ingeschakeld en aan de toepasselijke wettelijke vereisten is voldaan.
4. Doeleinden en rechtsgronden
Yana Studio verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en op basis van een rechtsgrond als bedoeld in artikel 6 van de AVG.
4.1 Contact- en offerteaanvragen
Persoonsgegevens worden verwerkt voor het beantwoorden van vragen, het behandelen van aanvragen, het opstellen van offertes en het onderhouden van contact over mogelijke opdrachten.
Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b, AVG, voor zover de verwerking noodzakelijk is voor het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene. Voor bepaalde zakelijke contactgegevens kan artikel 6, lid 1, onder f, AVG, van toepassing zijn, op basis van het gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie.
4.2 Bestellingen en overeenkomsten
Persoonsgegevens worden verwerkt voor het voorbereiden van ontwerpen, het produceren en personaliseren van artikelen, het uitvoeren van bestellingen en het onderhouden van communicatie over de voortgang.
Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b, AVG, voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene. Voor gegevens van andere personen, zoals zakelijke contactpersonen, wordt de toepasselijke rechtsgrond afzonderlijk vastgesteld.
4.3 Betalingen en administratie
Persoonsgegevens worden verwerkt voor het opstellen van facturen, het controleren en administreren van bankoverschrijvingen en het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen.
Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b en c, AVG.
4.4 Verzending en levering
Voor het verzenden van bestellingen worden noodzakelijke contact- en aflevergegevens verwerkt en verstrekt aan DHL.
Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b, AVG, voor de uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene. Voor zakelijke contactpersonen kan, afhankelijk van de omstandigheden, een andere toepasselijke rechtsgrond gelden.
4.5 Websitebeheer en beveiliging
Technische gegevens kunnen worden verwerkt om de website beschikbaar te stellen, de werking te controleren en misbruik of beveiligingsincidenten te voorkomen.
Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder f, AVG, voor zover de verwerking noodzakelijk is voor het gerechtvaardigd belang van Yana Studio bij een veilige en goed functionerende website.
5. Contactformulieren en e-mail
De website van Yana Studio is gebouwd met Framer.
Bij het indienen van een contact- of offerteformulier worden de verstrekte persoonsgegevens via Framer verwerkt en opgeslagen. De formuliergegevens worden tevens doorgestuurd naar het zakelijke e-mailadres van Yana Studio.
Voor het ontvangen en verwerken van e-mailcorrespondentie wordt gebruikgemaakt van Gmail, een dienst van Google.
De gegevens worden gebruikt voor het beantwoorden van aanvragen, het voorbereiden van offertes en het uitvoeren van eventuele bestellingen.
Het indienen van een formulier leidt niet automatisch tot aanmelding voor nieuwsbrieven of commerciële e-mailcampagnes.
6. Persoonsgegevens ontvangen van zakelijke opdrachtgevers
Zakelijke opdrachtgevers kunnen persoonsgegevens van derden aanleveren, bijvoorbeeld namen van medewerkers voor de productie van gepersonaliseerde naambadges.
Wanneer Yana Studio deze gegevens uitsluitend namens en volgens de instructies van de opdrachtgever verwerkt, kan de opdrachtgever optreden als verwerkingsverantwoordelijke en Yana Studio als verwerker in de zin van de AVG.
In dergelijke gevallen worden de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt voor de overeengekomen opdracht en overeenkomstig de toepasselijke instructies.
Waar artikel 28 van de AVG dit vereist, worden de afspraken over gegevensverwerking vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
De verantwoordelijkheid voor de informatieverstrekking aan de betrokken medewerkers en de toepasselijke rechtsgrond wordt bepaald overeenkomstig de AVG en de feitelijke rolverdeling tussen de partijen.
Persoonsgegevens die uitsluitend namens een opdrachtgever worden verwerkt, worden niet zonder passende grondslag voor zelfstandige doeleinden van Yana Studio gebruikt.
7. Ontvangers en dienstverleners
Yana Studio verstrekt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, voor wettelijke verplichtingen of voor een ander rechtmatig doel.
Afhankelijk van de betreffende verwerking kunnen persoonsgegevens toegankelijk zijn voor:
Framer B.V. — hosting van de website en verwerking en opslag van formulierinzendingen;
Google (Gmail) — ontvangst en verwerking van zakelijke e-mailcorrespondentie;
DHL — verzending en levering van bestellingen;
Bankinstellingen — uitvoering en administratie van bankoverschrijvingen;
Overheidsinstanties — wanneer verstrekking wettelijk verplicht is.
Voor zover dienstverleners als verwerker optreden, worden de vereiste contractuele afspraken gemaakt overeenkomstig artikel 28 van de AVG.
Yana Studio verstrekt persoonsgegevens niet aan derden voor zelfstandige marketingdoeleinden.
8. Cookies en vergelijkbare technologieën
De website kan gebruikmaken van technische voorzieningen die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website.
Functionele cookies en vergelijkbare technologieën die strikt noodzakelijk zijn voor de gevraagde functionaliteit mogen worden gebruikt zonder voorafgaande cookietoestemming, voor zover aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan.
Yana Studio is voornemens Google Analytics 4, Google Ads en Meta Pixel in de toekomst in te zetten voor websiteanalyse, advertentiemeting en eventuele marketingactiviteiten.
Deze diensten worden niet uitsluitend op grond van dit voornemen als actieve trackingdiensten aangemerkt.
Voordat niet-noodzakelijke trackingtechnologieën waarvoor toestemming vereist is worden geactiveerd, zal Yana Studio passende maatregelen treffen om:
Bezoekers vooraf duidelijk te informeren;
Vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming te verkrijgen;
Tracking zonder vereiste toestemming te voorkomen;
Toestemming en weigering op gelijkwaardige wijze mogelijk te maken;
Het intrekken van toestemming eenvoudig mogelijk te maken.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Bij het gebruik van externe digitale dienstverleners, waaronder Framer en Google, kan sprake zijn van verwerking of doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Waar een doorgifte in de zin van hoofdstuk V van de AVG plaatsvindt, moet deze berusten op een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals goedgekeurde standaardcontractbepalingen, voor zover vereist.
Informatie over de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via het contactadres van Yana Studio.
10. Bewaartermijnen
Yana Studio bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een andere rechtmatige noodzaak langere bewaring rechtvaardigt.
De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd.
10.1 Offerteaanvragen zonder bestelling
Persoonsgegevens uit aanvragen die niet tot een bestelling leiden, worden maximaal 12 maanden na het laatste relevante contact bewaard.
10.2 Logo's en ontwerpbestanden
Logo's en ontwerpbestanden worden maximaal 24 maanden na afronding van de bestelling bewaard, onder meer met het oog op eventuele vervolg- en herhaalbestellingen.
Wanneer persoonsgegevens uitsluitend namens een zakelijke opdrachtgever worden verwerkt, gelden de toepasselijke contractuele instructies en afspraken over verwijdering of teruggave.
10.3 Klantcorrespondentie
Gewone correspondentie over bestellingen wordt maximaal 24 maanden na afronding van de bestelling bewaard.
10.4 Financiële administratie
De fiscale basisadministratie wordt in beginsel gedurende 7 jaar bewaard.
Voor gegevens die onder bepaalde Europese btw-eenloketregelingen (OSS) vallen, kan een wettelijke bewaartermijn van 10 jaar gelden.
10.5 Technische gegevens
Technische gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de betreffende functionaliteit, beveiligingsdoeleinden of toepasselijke wettelijke verplichtingen.
Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting, een lopend geschil of de onderbouwing van een rechtsvordering.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring rechtmatig noodzakelijk is.
11. Beveiliging
Yana Studio neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik en onrechtmatige verwerking.
De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
12. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben op grond van de AVG, voor zover van toepassing, de volgende rechten:
Recht op inzage;
Recht op rectificatie;
Recht op gegevenswissing;
Recht op beperking van de verwerking;
Recht op overdraagbaarheid van gegevens;
Recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
Recht om eerder gegeven toestemming in te trekken.
Een verzoek tot uitoefening van deze rechten kan worden gericht aan:
Yana Studio reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Wanneer de AVG dit toestaat, kan deze termijn worden verlengd. De betrokkene wordt hierover tijdig geïnformeerd.
Indien noodzakelijk kan aanvullende informatie worden gevraagd om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.
Voor verwerkingen waarbij Yana Studio uitsluitend optreedt als verwerker, worden verzoeken behandeld overeenkomstig de toepasselijke afspraken met de verwerkingsverantwoordelijke.
13. Klachten
Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden ingediend via:
Daarnaast kunnen betrokkenen een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
14. E-mailmarketing
Yana Studio maakt geen gebruik van automatische aanmelding bij nieuwsbrieven of commerciële e-mailcampagnes op basis van gegevens die via contactformulieren worden verstrekt.
E-mailcommunicatie wordt gebruikt voor het beantwoorden van aanvragen, het bespreken van offertes, het afhandelen van bestellingen en andere noodzakelijke zakelijke communicatie.
15. Geautomatiseerde besluitvorming
Yana Studio maakt bij de behandeling van aanvragen en bestellingen geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treft, zoals bedoeld in artikel 22 van de AVG.
Aanvragen en bestellingen worden individueel beoordeeld.
16. Wijzigingen van de privacyverklaring
Yana Studio kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer bedrijfsactiviteiten, de gebruikte systemen of toepasselijke wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven.
De meest recente versie wordt gepubliceerd op:
De datum bovenaan de privacyverklaring geeft aan wanneer het document voor het laatst is bijgewerkt.